المقدمة
لم تعد الحلول التي تقدمها أنظمة الفوترة الإلكترونية محصورةً في الخدمات الأساسية المُتمثلة في استبدال الفواتير الورقية بأخرى إلكترونية فحسب وبالتالي تقليل الاستهلاك العام للمستندات الورقية. إن الأثر الذي تقدمه أنظمة الفوترة الإلكترونية اليوم قد بدأ يأخذ بالانتشار ليطال العديد من المزايا الأخرى التي من شأنها إحداث تغييراتٍ مفصليةٍ في قطاع الإدارة والأعمال. نتعمق في هذا الموضوع أكثر اليوم في محاولةٍ لاستكشاف الدور المهم الذي تلعبه حلول الفوترة الإلكترونية في تطوير إدارة سلاسل الإمداد والتوريد ودعمها بما يلزم.
ولكن قبل ذلك، دعونا نوضح الفرق الجوهري بين مصطلحان أساسيان عليك أن تكون مُلِمًا بما يحمله كلٌ منهما من اختلاف لتتمكن من فهم العلاقة المتداخلة التي تجمع بينهما ولأنها مسؤوليتنا كما دومًا أن نجعل الصعب سهلًا عليك!
ما هي إدارة سلاسل الإمداد والتوريد؟
يشير مصطلح إدارة سلاسل الإمداد والتوريد إلى عملية الإدارة والتخطيط للمنتجات والبضائع على نحوٍ منظم وواضح، بدءًا من عملية اختيار البائع وحتى لحظة توصيل البضاعة المطلوبة للعميل. إنّ إدارة سلاسل الإمداد والتوريد هي عملية مفصّلة تتضمن عددًا أكبر من العمليات بداخلها مثل إدارة المخزون، والخدمات اللوجستية، والمشتريات، ورأس المال، وغيرها الكثير مما يعد جزءًا مهمًا من تنظيم العملية الكلية.
الإدارة الضعيفة لسلاسل الإمداد والتوريد قد تؤدي إلى نتائج غير مرجوة تتمثل في خسارة عملاءٍ، أو خلق تجربة عميلٍ سيئة بشكل عام نتيجة خطأ ما. وعليه، فإنّ هذا ما يدفع أصحاب الأعمال اليوم إلى الالتفات إليها وأخذها بعين الاعتبار أكثر من أي وقتٍ قد مضى.
وعلى الرغم من كون المفهوم غير جديد إلاّ أن عملية الرقمنة حول العالم قد أسهمت بشكلٍ كبير في ارتفاع الحاجة إليه على نحوٍ كبيرٍ ومُلاحظ. بالإضافة إلى الأعداد المتزايدة في الخدمات والبضائع التي تقدم إلكترونيًا وما يترتب عليها من ضرورةٍ لبحث أفضل السُبل في إدارة البضائع، وتفحصها، وتوصيلها ضمن أفضل الطرق الممكنة.
ما هي إدارة المخزون؟
تعد إدارة المخزون جزءًا من إدارة سلاسل الإمداد والتوريد وهذا هو الفرق الجوهري بين الاثنين. بينما تُعنى إدارة سلاسل الإمداد والتوريد بإدارة العملية بأكملها من الألف إلى الياء، فإنّ الدور الذي تشغله إدارة المخزون بالمقابل يكاد ينحصر فيما يتعلق بالمخزون على نحوٍ خاص دون أن يُعنى بالعمليات الأخرى التي تشكل جزءًا من العملية الأكبر.
وهذا يشمل تحديد كمية المخزون المطلوبة، وموعد طلبها، وموقع استلامها، ومن الذي يرغب بالحصول عليها، وغيرها من التفاصيل المتعلقة بالطلب لضمان توافق معدل الطلب مع معدل البضاعة المتوفرة في المخزون. فضلًا عن أهميتها في الحصول على إشعارات تنبيهية في حال نفاذ أي من البضائع المتوفرة في المخزون أو في حال اقترابها على الانتهاء واتخاذ الإجراءات اللازمة والمتمثلة في إعادة تعبئة المخزون قبل انتظار نفاذه تمامًا.
يتضح لنا مما سبق ذكره أهمية استخدام أنظمة إدارة المخزون لما لها من دورٍ فعّال في مساعدة أصحاب الأعمال في إدارة المخزون وتفادي المشاكل قبل وقوعها والتنبؤ بأسوأ وأفضل ما قد يوشك على الحدوث قبل حدوثه بناءًا على مؤشرات ومعطيات دقيقة، مما يساعد في اتخاذ قراراتٍ أفضل للمنشأة والعملاء.
ونتيجةً لذلك فإنّ إدارة الشؤون المالية في المنشأة تصبح أسهل نظرًا لحدوث عملية توزيع المخزون وفقًا لخطوات واضحة وآلية منظمة تقلل من احتمال الخطأ وتضمن وصول البضاعة الصحيحة للعنوان الصحيح ضمن الوقت المتفق عليه دون تأخير.
ما علاقة امتلاك نظام فوترة إلكتروني بهذا؟
لم تعد أنظمة الفوترة الإلكترونية تقتصر على إصدار واستلام الفواتير فحسب، أو على الأقل هذا ما هو الأمر عليه في إنفويس كيو! فقد قمنا بتطوير نظامنا ليغدو قادرًا على منح المستخدمين جميعًا كل ما يحتاجونه في مكانٍ واحدٍ.
وحتى تتمكن من إدارة مخزونك على نحوٍ أفضل لا بد أن تكون على علمٍ بمعدل وفرة البضائع المخزنة واتخاذ قراراتك الإدارية وفقًا لذلك، لكن كيف يمكن لك أن تعرف هذا دون الاعتماد على حلولٍ تمّكنك من ضبط ومتابعة المخزون؟
وهذا السبب الذي يدفع بالعديد من المؤسسات إلى الاعتماد على عددٍ من الأنظمة لملء الفجوة المترتبة على عدم وجود كل ما هو مطلوب في نظامٍ واحد. ولكن حلول إنفويس كيو قادرة على تزويدك بكل ما تحتاج إليه لإدارة المخزون بسهولة تامة عبر نظامٍ مركزيٍ متكامل. نظامنا يمنحك تقاريرًا مفصّلة عن:
- البضائع المُستقبلة
- البضائع المُرسلة
- البضائع التالفة
- تقارير الأداء
تعمل هذه الوحدات الفرعية في نظامنا على تزويد المستخدمين بالمعلومات اللازمة لأداء العديد من المهام مثل:
- متابعة الطلبات
- إدارة البضائع المُصّدرة من الخارج بدقة أكبر
- سهولة تسجيل البضائع الجديدة
- تحديد الحد الأدنى للبضائع في المخزون
- إشعار بنفاذ المخزون
- إدارة موارد المؤسسة بشكل أفضل
- تتبع البضاعة
- معرفة البضاعة المتوفرة والمتبقي منها قبل أن تنفذ
- البضاعة المباعة
- موقع البضائع
- تتبع حركة البضاعة من البائع للعميل والعكس صحيح
تحتاج الفرق المالية في المنشآت إلى نظامٍ يوفر معلوماتٍ تفصيلية عن البضائع في المخزون وذلك لمعرفة الأداء العام للمنشأة وتقييمه كما يجب. وهذا ما يجعل توظيف نظام فوترة إلكتروني مثل إنفويس كيو استثمارًا في مؤسستك وليس مجرد قرار شراءٍ تتخذه.
لما ذلك؟
إدارة المخزون تمنح المنشأة نظرة أكثر شمولية للربح والمبيعات حيث يمكن تتبع عدد البضائع التي خرجت من المخزن (المباعة) والبضائع المتوفرة في المخزون (غير المباعة) ومقارنة أرقام كلًا منهما. حيث يدل معدل البضاعة المباعة (خارج المخزون) والبضاعة غير المباعة (المتوفرة في المخزون) على معدل الأرباح التي تكسبها المنشأة، والمصاريف التي تتكبدها للحفاظ على المخزون إلى حين بيعه.
وكلما كان مؤشر البضاعة المباعة خارج المخزون أعلى كلما كان ذلك أفضل للأرباح التي تسعى المنشأة لتحقيقها. وعليه يمكن القول إن الهدف الذي على المؤسسات السعي لتحقيقه هو زيادة معدل دوران المخزون للبضاعة المتواجدة في المخزون عبر زيادة البيع وتقليل التخزين للبضائع في المخزون. ويدل هذا المؤشر في المحاسبة المالية على كمية البضاعة التي تم بيعها بدقة كبيرة مما يُمّكن المنشآت من اتخاذ قراراتٍ حتميةٍ دون تخمينات.
الهدف هو تفادي زيادة معدل البضاعة غير المباعة في المخزون والتي تؤدي إلى معدل دوران منخفض للمخزون.
الموجز
يندرج تحت إدارة سلاسل الإمداد والتوريد العديد من المفاهيم المتعددة منها مفهوم إدارة المخزون والذي يلعب دورًا أساسيًا في دعم المنشآت التي تعتمد على تقديم خدمات البيع والشراء للبضائع والخدمات. وتتعلق إدارة المخزون بمتابعة كمية المخزون المتوفرة وإيجاد طرق إدارة فعّالة تضمن أن المنتج متاح للعميل عند الطلب في أي وقت. وعلى الصعيد الآخر فإنّ إدارة سلاسل الإمداد والتوريد تعمل على تنظيم العملية بأكملها منذ إرسال الطلب وحتى استلامه وكل ما بينهما لإتمام العملية بشكل سلس.
كلا المفهومين ضروريٌ وأساسيٌ في حال كنت تبحث عن طرقٍ لتعزيز خدمة العملاء لديك وزيادة مؤشرات الرضا عن الخدمات والبضائع المُقدمة. ويسهل الوصول إلى ذلك بالفعل عبر استخدام حلول نظام إنفويس كيو في إدارة المخزون والتي يتوفر فيها أيضًا قنوات تواصل مباشرة بين البائع والمشتري لتنظيم العملية بأكملها.