تطور الفوترة الإلكترونية

المقدمة

لقد مر العالم بتطوراتٍ ثورية مدفوعةً بالتطور الرقمي الذي مهد الطريق شيئًا فشيئًا ليصبح هنالك نمطًا جديدًا من الحياة تقوده عجلة التكنولوجيا بنواحي الحياة المختلفة لتصبح المعيار الجديد الذي تعيش المجتمعات وفقًا لنهجه. وقد بدا هذا جليًا بشكلٍ واضح في حقبة الستينيات 1960 حيث كانت البدايات لما يعرف بالتبادل الإلكتروني للبيانات EDI، إلا أن استخدامها على نطاقٍ واسع لم يكن دارجًا بعد حيث لم يكن هنالك عددٌ كبير من الشركات المهتمة بهذا التطور.

وبقي الوضع على ما هو عليه حتى بداية الثمانينيات 1980، حيث كان الاستخدام الأكبر للتبادل الإلكتروني للبيانات EDI مقتصرًا إلى حدٍ ما على الشركات الكبيرة فقط لتنظيم الأنشطة المالية والتجارية بهدف تنظيم عملية تبادل البيانات ومشاركتها على نحوٍ إلكتروني مع أي شركة أخرى. ولكن، التكلفة المالية المترتبة على ذلك لم تكن بالأمر الهيّن بالنسبة للشركات ذات الحجم الأصغر، الأمر الذي دعاهم إلى إعادة النظر بالفكرة مرتين قبل الإقبال عليها.

ولكن، بدأت الأمور بأخذ منحنى آخر نحو التغيير في التسعينيات وما بعد ال2000، حيث كانت الثورة في عالم الإنترنت وما يعرف بلغة التوصيف القابلة للتوسعة XML والتي جاءت لتقدم طريقةً جديدة ومرنة لتبادل البيانات ومشاركتها على نحوٍ منظم عبر الويب.

ننتقل سريعًا إلى اليوم، حيث الاعتماد إلى الفوترة الإلكترونية كحلٍ تكنولوجي مالي تعتمد عليه الشركات في تنظيم عملياتها المالية في إدارة الفواتير قد أًصبح أمرًا واسع الانتشار على نحوٍ محليٍ وعالميٍ. بدأت العديد من البلدان حول العالم بإدراك الأهمية الكبيرة التي تترتب على استخدام أنظمة الفوترة الإلكترونية ضمن حلول المنشأة التنظيمية. وهذا يُعزى إلى الحاجة المُلحة التي دعت إليها الضوابط المترتبة على القوانين الصادرة عن السلطات الضريبية لضمان الحصول على تقارير مالية دقيقة في الوقت الفعلي.

كيف بدأ مفهوم الفوترة الإلكترونية؟

بدأ مفهوم الفوترة الإلكترونية بالظهور في البداية على نحوٍ غير تنظيمي حيث شمل الملفات التي كانت تتم مشاركتها على نحوٍ رقمي لتمثل الفاتورة الرقمية لكن دون أن يكون هنالك صيغة واضحة ومحددة لشكل هذه الملفات بعد. ولكن مع ظهور الفواتير الإلكترونية بدأت تظهر معالم واضحة أكثر تحديدًا لشكل الفاتورة الإلكترونية والمتطلبات المحددة التي يجب أن تتوافر فيها لضمان توافقها مع المعايير المحددة من السلطات الضريبية وفقًا للتشريعات المحلية الخاصة بكل دولة.

وعليه، فإن إصدار الفواتير الإلكترونية هو ممكن عبر أنظمة الفوترة الإلكترونية المعتمدة من قبل السلطات الضريبية وذلك لضمان توافق الفاتورة الإلكترونية الصادرة مع متطلبات الهيئة الضريبية فيما يتعلق بالشكل، والصيغة، والمعلومات، وغيرها مما هو مطلوب. وهنا يكمن الاختلاف بين الفواتير الإلكترونية والفواتير الرقمية التي يتم مشاركتها عبر البريد الإلكتروني على صيغة ملف PDF، أو المسح الضوئي، أو طريقة رقمية أخرى حيث أنه يمكن أن يتم إنشاءها على نحو يدوي الأمر الذي لا يضمن دقة في النتائج بطبيعة الحال.

أبرز الفوائد المترتبة على الفوترة الإلكترونية

لقد أسهمت الفوترة الإلكترونية في إحداث ثورة باستراتيجيات الشركات في إعادة تنظيم الطرق التي يديرون بها التعاملات اليومية عبر أساليبٍ تنظيمية تضمن مستوى أعلى من الامتثال الضريبي والتوافق في البيانات. بناءًا على ذلك، فقد أسهم هذا في تعزيز أمورٍ مثل الكفاءة والسرعة والدقة في إنجاز المهام في الوقت الفعلي دون تأخير خاصةً فيما يتعلق بالمطابقة الفورية بين الفواتير والدفعات ومعالجتها وإرسالها دون الحاجة إلى طرقٍ يدوية لإتمام المهام.

أضف إلى ذلك أن أنظمة الفوترة الإلكترونية مثل نظام إنفويس كيو يمكن أن تقدم باقة من الحلول عبر نظامٍ واحد. حيث تعمل باقة الحلول في نظام إنفويس كيو على تسهيل متابعة المبيعات والمشتريات والطلبات عبر النظام بوحداته المتنوعة التي تشمل وحدة المشتريات، ووحدة المخزون، والمبيعات، ووحدة الفواتير الصادرة والفواتير الواردة وغيرها.

نتيجةً لذلك، فإن هذا يساهم في الحصول على نتائج أفضل لمتابعة الفواتير، والمخزون، والتدقيق فيما يتعلق بفواتير الشركة. الأمر الذي يعني بدوره تواصل أفضل بين المشتري والبائع حيث يتم تنظيم ذلك من خلال منصة واحدة مركزية. وهذا يلعب دورًا محوريًا في تعقب محاولات التهرب الضريبي والمساعدة في الحد منها على نحوٍ أكبر.

اختيار نظام الفوترة الإلكتروني الأفضل لشركتك

1. تحديثات مستمرة مع السلطات الضريبية

تحقق من قدرة مزود حلول الفوترة الإلكترونية الذي تتعامل معه على متابعة التحديثات المستمرة من الهيئات الضريبية بشكلٍ دوري ومستمر حتى لا تضطر إلى القيام بذلك بنفسك.

2. القدرة على الربط

ابحث في قدرة مزود حلول الفوترة الإلكترونية لديك على تقديم حلول ربط نظام شركتك الداخلي مع الهيئات الضريبية دون الحاجة إلى تغييره. ويمكنك التحقق من ذلك عبر مؤشرٍ بسيط مثل تقديم المزود تجربة مجانية أو استشارة مجانية تمكنك من معرفة ما ستقدم عليه والتحقق من أنه الحل المناسب لك مثل ما تقوم به إنفويس كيو مع عملائها جميعا قبل اختيارهم لنا.

3. الأمن وخصوصية البيانات

تأكد من اختيارك لمزود حلول الفوترة الإلكترونية الذي يولي اهتمامًا لأمن البيانات وخصوصيتها عبر الالتزام بالمعايير التي تنص عليها الهيئات الضريبية المحلية مثل تشفير البيانات، والتحكم بصلاحيات الوصول، والإجراءات الاحتياطية لاستعادة البيانات.

4. الدعم الفني

تحقق من وجود فريق دعم فني مخصص لمساعدتك وتأكد من  تواجده في الوقت المحدد لتزويدك بالحل الأنسب والمتابعة المستمرة التي تتناسب مع احتياجات عملك. إن الحصول على فريق دعم فني متاح وقادر على تقديم الحلول في الوقت المناسب هو أمرٌ مهمٌ جدًا حتى وإن كان ذلك يعني أن تدفع أكثر بقليل لدى تقييم المعايير التي تبني عليها اختيارك.

الموجز

أحدثت الفواتير الإلكترونية نقلةً نوعية في طرقة عمل الشركات لما قدمته من مزايا لا حصر لها والتي تطورت على نحوٍ تدريجيٍ مع مرور الوقت. وقد بدأت ملامح التغيير والتطور في الفوترة الإلكترونية بأخذ منحى جديد حتى أصبح لها هيكل محدد واضح يمكن اعتماده وتنفيذه في بلدان مختلفة وفقًا للتشريعات الضريبية المحلية لكل بلد.

ومن خلال أتمتة العمليات اليدوية، فإن الفوترة الإلكترونية تسهم في خفض نسبة الخطأ، ورفع الكفاءة، والسماح للحكومات بالحصول على رؤية أفضل تمكّنهم من تتبع جميع الفواتير الواردة والصادرة للشركات على اختلاف أحجامها وبالتالي مكافحة التهرب الضريبي. مع تقدم التكنولوجيا، من المتوقع أن تصبح الفوترة الإلكترونية هي المعيار في عملية التحول المالي في قطاع الاقتصاد والتجارة.

لمعرفة المزيد عن حلول الربط والفوترة الإلكترونية تواصل مع فريقنا من الخبراء المختصين