المقدمة
تعتمد الشركات بشكلٍ أساسيٍ على امتلاك أنظمةٍ داخليةٍ لتنظيم العمليات وتفويض المهام على نحوٍ سليم. وعليه، فإن ما يحدد نوع النظام أو الأنظمة المستخدمة هو نوع الخدمات التي تقدمها الشركة، وحجمها، وعوامل أخرى إضافية ذات تأثير في عملية اتخاذ القرار. مع أخذ ذلك بعين الاعتبار يمكننا إذًا أن ندرك الأمر الذي يدفع بعض الشركات إلى استخدام عدة أنظمة، أو نظام واحد ذو أنظمة فرعية أخرى، أو نظام واحد ذو هدف محدد دون دون ارتباطه بوحدات نظام فرعية أخرى.
الآن وقد أصبحت على درايةٍ بهذا، دعنا نلحظ الفرق بين وجود نظام فوترة في الشركة وغيره من الأنظمة الداخلية مثل أنظمة إدارة الموارد في المنشآت ERP، والأنظمة المحاسبية، وأنظمة إدارة علاقات العملاء CRM وغيرها من الأنظمة الداخلية الضرورية لخدمة الشركة في تحقيق أهدافها المرجوة.
وبشكل عام لدى قولنا نظام فوترة فإننا نشير إلى أنظمة الفوترة التي يتم تطويرها لخدمة هدفٍ محدد في إدارة الفواتير وتنظيمها مثل إرسال الفواتير، واستقبال الفواتير، وتحصيل الفواتير ضمن المهام الأساسية التي يركز عليها نظام الفوترة. إذَا، كيف يختلف استخدام نظام فوترة عن استخدام غيره من الأنظمة؟ لنتعرف على ذلك سويةً!
نظام الفوترة: نظرة تفصيلية
إن تطوير نظام فوترة يكون بهدفٍ محدد يسعى إلى إدارة عملية الفوترة في الشركة حيث تعمل أنظمة الفوترة على تسهيل عملية إنشاء الفواتير، وإرسالها، ومتابعتها، ومشاركتها بين مقدمي الخدمات ومستخدميها عبر نظامٍ واحدٍ متكامل أو منصةٍ قادرة على ذلك.
وجود نظام فوترة إلكتروني في المؤسسة مثل نظام إنفويس كيو على سبيل المثال قد أظهر تأثيرًا كبيرًا في زيادة الفاعلية في إدارة عملية الفوترة بشكلٍ عام حيث أن أنظمة الفوترة الإلكترونية بشكلٍ خاص تعمل على استبدال الطرق التقليدية بطرقٍ أخرى تعتمد على تبني حلولٍ مؤتمتة بشكل كامل، الأمر الذي يعمل على تبسيط عملية الفوترة.
نظام إنفويس كيو للفوترة الإلكترونية يدعم الربط مع بوابات الدفع الإلكتروني لتسهيل عملية تحصيل الفواتير للشركات مثل بوابة دفع إي فواتيركم في الأردن. بالإضافة إلى ذلك فإن أنظمة الفوترة الإلكترونية المعتمدة من قبل دائرة ضريبة الدخل والمبيعات تضمن الالتزام الضريبي للشركات عبر فواتيرٍ تتبع آخر التحديثات دون حاجة العملاء إلى تولي مهمة مطابقة هذه التحديثات يدويًا أو وحدهم. في إنفويس كيو نعمل على تولي هذه المهمة بدلًا عن عملائنا وذلك بهدف توفير أقصى قدرٍ من الراحة لعملائنا وتبسيط تجربتهم في الفوترة الإلكترونية.
يمكن اعتبار أنظمة الفوترة الإلكترونية النسخة المتقدمة من أنظمة الفوترة التقليدية. حيث يشير المصطلح ” نظام فوترة ” إلى الأنظمة التي تستخدم طرقًا تعتمد على الفواتير الورقية والرقمية لإصدار واستقبال الفواتير في الشركة. بينما يشير مصطلح “الفوترة الإلكترونية” إلى الطرق الإلكترونية فقط وهي الطرق التي ألزمت دائرة ضريبة الدخل والمبيعات الشركات بها.
الفرق بين أنظمة إدارة الموارد في المنشآت وأنظمة إدارة العملاء والأنظمة المحاسبية
تختلف الأنظمة البرمجية تبعًا للهدف المحدد الذي قد تم تطويرها لأجله، والدور الذي يجب أن تلعبه. وإدراك هذا يعد أمرًا مهمًا إن لم يكن حاسمًا لأن حتى أفضل الحلول قادرة على منحك أداءًا أقل من المتوقع إذا تم استخدامها على نحوٍ خاطىء، أو توظيفها في المكان الخطأ. وعليه فإن معرفة الدور الذي يلعبه كل نظام هو نقطة البداية التي يجب أن تنطلق منها لفهم احتياجاتك على النحو الصحيح.
ما هو نظام إدارة الموارد في المنشآت ERP ؟
نظام إدارة الموارد في المنشآت هو نظام يتم استخدامه لإدارة العمليات في أقسام الشركة المختلفة والتي تشمل إدارة الموارد البشرية، والمحاسبة، والتسويق، وغيرها من الأقسام في الشركة عبر نظامٍ واحد مركزي يمكن ربطه واستخدام جميع وحداته أو بعضها وفقًا لنوع نظام إدارة الموارد المستخدم.
يمكنك اعتباره نقطة الربط الأساسية بين الأنظمة المختلفة داخل الشركة حيث أنه تعمل على تسهيل عملية التواصل بين الموظفين فضلًا عن دوره المهم في زيادة الفاعلية لأقصى درجةٍ ممكنة.
ومع ذلك، فإنه ليس من الضروري أن تأتي جميع أنظمة تخطيط الموارد في المنشآت (ERP) مع وحدات مخصصة لإدارة الفواتير الإلكترونية. ومن هنا تأتي أهمية امتلاك نظام فوترة مثل إنفويس كيو حيث نقدم لعملائنا خيارات متنوعة تشمل استخدام النظام على نحوٍ مستقل أو ربط النظام الداخلي للشركة مع دائرة ضريبة الدخل والمبيعات دون خسارة أي من البيانات القيمة. وهذا يشمل أنظمة مثل Microsoft Dynamics و Oracle و Xero و Quickbooks و SAP وغيرها.
ما هو نظام إدارة العملاء؟
نظام إدارة العملاء هو نوع من الأنظمة البرمجية التي توفر للشركات وأصحاب الأعمال المساعدة التي يحتاجونها في إدارة التعاملات التي تحدث مع العملاء. بعبارةٍ أخرى، هي أنظمة محورية يمكن أن نعدها مصدرًا مرجعيًا لبيانات العملاء المهمة.
نظام إدارة العملاء يقدم معلوماتٍ مهمة وقيّمة في أمورٍ تتعلق بطلبات الشراء التي قد قام بها العميل من حسابه، وبيانات العميل الشخصية للتواصل معه، وكل التعاملات التي قد حصلت معه مثل رسائل التواصل أو المكالمات وغيرها من الطرق التي قد حدثت مع فريق دعم العملاء. هذا بدوره يعمل على تسهيل عملية التواصل فضلًا عن توفير وسيلة وصول أسهل لأي بيانات ضرورية.
إن امتلاك نظام إدارة عملاء داخل الشركة من شأنه تغيير قواعد اللعبة فضلًا عن أهمية وضعه على رأس الهرم في الأدوات التي يجب أن تستثمر بها أي شركة تعمل على تقديم خدمات تتطلب تعامل مباشر مع العملاء كخط تواصلٍ أول للمنتجات أو الخدمات التي تقدمها. ترغب في الوصول؟ استثمر في وسائل حصاد المحصول! وإن لم يكن استثمارك هو فيما يصب بمصلحة عملائك إذًا ما الذي يستحق الاستثمار أليس كذلك؟
ما هي الأنظمة المحاسبية؟
النظام المحاسبي هو نظام يستخدم لإدارة العمليات المالية في الشركة بشكلٍ شامل على خلاف نظام الفوترة الإلكتروني الذي يركز على الفواتير وإدارة عملية الفوترة فقط. تُعنى الأنظمة المحاسبية بشكلٍ مفصل بإدارة المسائل المالية الحساسة مثل الدفتر العام، الحسابات الدائنة والحسابات المدينة، والتقارير المالية، وغيرها الكثير.
تعلم الفرق، ما هو النظام البرمجي الذي تحتاجه في شركتك؟
والآن وقد بتنا نعرف معًا الفرق الرئيسي بين الأنظمة الداخلية المختلفة في الشركة يجب أن يكون لديك الآن معلومة أو اثنتان عن الدور الذي تلعبه كل من هذه الأنظمة. لننتقل إذًا إلى الجزء الأهم، ما هو النظام الذي يجب أن توظفه في شركتك؟
الإجابة تعتمد على حجم شركتك فعلى سبيل المثال غالبًا ما تضطر الشركات الكبيرة إلى استخدام أنظمة إدارة الموارد في المنشآت ERP نظرًا لاحتواء هذه الأنظمة عادةً على وحدات نظام أساسية فرعية تساعدهم في إدارة أقسام متعددة في الشركة عبر نظامٍ واحد مما يجعل عملية التواصل والتنسيق بين أقسام الشركة المختلفة سهلًا. هذا يعني أن أنظمة إدارة الموارد في الشركات ERP قد تحتوي على نظامٍ فرعيٍ مخصص للمحاسبة أو إدارة العملاء أو التسويق أو متابعة المخزون وغيره من الأنظمة اللازمة تبعًا لطبيعة خدما الشركة المقدمة.
ولكن الحقيقة هي أن امتلاك أنظمة كبيرة مثل نظام إدارة الموارد في المنشآت ليس بالضرورة أن يكون الخيار الأفضل لجميع الشركات. وعليه فإن كان هدفك ببساطة هو الحصول على تحليلات وإدارة واضحة وتفصيلية للوضع المالي في الشركة فإن الخيار الأكثر ملائمة غالبًا هو استخدام نظام محاسبي لإدارة الحسابات والتقارير المالية جميعها حيث أنها مطورة لخدمة هذا الهدف على وجه الخصوص.
إذًا، ماذا لو لم يكن هذا أو ذاك وكان كل ما تبحث عنه بالفعل هو وسيلة سهلة لإدارة الآلية التي يمكن من خلالها إرسال الفواتير، واستقبالها، وتحصيلها؟ إذًا، فإن خيارك الأفضل غالبًا سيكون الاستثمار في نظام فوترة إلكتروني. وعلى الجانب الآخر فإن اختيارك القيام بهذا الاستثمار مع إنفويس كيو هو خيارٌ لا مخاطرة فيه لأن نظامنا وعلى خلاف الأنظمة الأخرى شامل ومركزي لاحتوائه على خصائص أخرى متقدمة عن أي نظام فوترة آخر.
نظام إنفويس كيو للفوترة الإلكترونية يحتوي على عدة أنظمة فرعية أو وحدات نظام مصغرة تجمع الأفضل بين الجميع. يحتوي نظامنا على وحدة لإدارة حسابات المدين وحسابات الدائن ووحدة لإدارة المخزون والمشتريات والمبيعات وغيرها العديد من الخصائص الأخرى التي ترافق كل نظام وفقًا لإمكانية تخصيص عالية تمنح مستخدمينا تجربة فريدة.
الموجز
يتميز إنفويس كيو عن غيره من الأنظمة الداخلية التي يتم استخدامها في الشركات مثل أنظمة إدارة الموارد في المنشآت ERP وأنظمة إدارة العملاء والأنظمة المحاسبية بالدور المحوري الذي يسهم به في إدارة عملية الفوترة بشكل كامل على نحوٍ إلكتروني. حيث يعمل النظام على تولي جميع العمليات المرتبطة بالفواتير داخل المؤسسة عبر منصةٍ واحدة منظمة يتم عبرها إرسال واستقبال الفواتير.
الأنظمة الداخلية مثل نظام إدارة الموارد في المنشآت ونظام إدارة العملاء والأنظمة المحاسبية تلعب أدوارًا رئيسية في تبسيط العمليات في المؤسسة. ولكن ضمان الالتزام الضريبي مع دائرة ضريبة الدخل والمبيعات يتطلب جهدًا إضافيًا يمكن إدارته بسهولة عبر مزود موثوق لحلول الفوترة الإلكترونية والربط مع الضريبة والذي يمكن أن يكون نحن بالمناسبة!
هل ترغب في معرفة المزيد عن الفوترة الإلكترونية وحلول الربط مع دائرة ضريبة الدخل والمبيعات في الأردن؟ تواصل مع فريقنا من الخبراء واحصل على تجربة مجانية للنظام اليوم!
