المقدمة
إن اتخاذ الخطوة للتحول من الفوترة الورقية إلى الفوترة الإلكترونية ليست أمرًا يسهل على جميع المكلفين القيام به. يقف خلف ذلك أسبابٌ عديدة تُعزى إلى عديدٍ من العوامل التي نوشك على ذكرها في مقالنا. ولكن قبل أن نشرع في استعجال الأمور، دعونا نأخذ الأمور خطوةً بخطوة ليسهل على الجميع فهم الأسباب المؤدية إلى ذلك.
أصبحت الفوترة الإلكترونية حاليًا متطلبًا إجباريًا في الأردن، وعلى الرغم من أن التطبيق الشامل للفوترة الإلكترونية في الأردن ما يزال حيز التنفيذ فإن الخطة قد بدأت بالفعل وهي مسألة وقتٍ قبل أن يتم تنفيذها على نحوٍ واسعٍ وشامل في المملكة.
ولكن مسألة تقبل حدوث تغييرٍ كبير كالذي يرافق الفوترة الإلكترونية ليس أمرًا اعتياديًا يسهل على الجميع فعله، أليس كذلك؟ بل إن الأمر يزدادُ صعوبةً عندما يكون التغيير مصحوبًا بتطوراتٍ تكنولوجية كجزءٍ من خطة التغيير، وهنا بالتحديد يكمن مربط الفرس الذي تختلف فيه قوانين اللعبة.
تحديد العوامل التي تسهم في جعل عملية التحول إلى الفوترة الإلكترونية أمرًا يسهل القيام به وتخطي العوائق الرقمية والتكنولوجية التي قد تبدو للعديد من أصحاب الأعمال عائقًا يصعب تجاوزه تعد ضرورةً قصوى تدعونا إلى تطوير حلولٍ سهلة تلبي احتياجات الجميع ويمكن فهم كيفية استخدامها من قبل الجميع في ذات الوقت. هذا يعني توظيف حلٍ يتصف بقابلية استخدامٍ سهلة، وتكلفةٍ معقولة، وخصائص ديناميكية تجعله يتلاءم مع متطلبات عملك.
إن الهدف الأساسي الذي أخذناه في عين الاعتبار لدى تطوير حلول إنفويس كيو المتنوعة هو تقديم بدائل قادرة على بناء جسرٍ يربط بين الشركات وحلول الفوترة الإلكترونية دون التعرقل بالحواجز الرقمية والتكنولوجية. إذًا، ما هي الأسباب التي قد تقف وراء هذا الحواجز التي تحد العديد من الشركات من الانضمام إلى ثورة الفوترة الإلكترونية؟
الفوترة الإلكترونية: لماذا يتردد البعض؟
تسهم العديد من العوامل في ظهور هذه الحواجز، نذكر منها:
نوع التكنولوجيا المستخدمة
يشمل هذا نوع الموارد في الشركة مثل نوع البرامج التشغيلية والأجهزة المستخدمة للعمل عليها لما لها من دورٍ كبير في تحديد صعوبة أو سهولة القيام بعملية ربط النظام إلكترونيًا مع دائرة ضريبة الدخل والمبيعات. حيث أن إصدارات بعض الأنظمة الأقدم يمكن أن تكون غير متوافقة مع حلول الربط المتعارف عليها الأمر الذي يعني البحث عن حلولٍ أكثر تطورًا وملاءمةً لاحتياجات عملك الخاصة عبر بدائل تتحرى الدقة في التوافق مع دائرة ضريبة الدخل والمبيعات.
فضلًا عن ذلك، فإن هذا يعني بطبيعة الحال تكلفةً إضافيةً لإدارة التحديثات بشكلٍ مستقل في حال عدم توظيف مزود حلول فوترة إلكترونية متمرس لتولي هذه المهمة بدلًا عن صاحب العمل وضمان توافق نظامه مع آخر التحديثات الصادرة عن دائرة ضريبة الدخل والمبيعات.
المؤهلات التكنولوجية
تختلف المهارات التقنية بين الأفراد ويزداد فرق المستوى وضوحًا بين الأجيال على اختلاف أعمارها. حيث يتميز أفراد الجيل الشاب في إظهار راحةٍ أكبر لدى تعاملهم مع التكنولوجيا نظرًا لما يملكونه من درايةٍ أكبر حولها مقارنةً مع نظيرهم من الأجيال الأكبر سنًا التي لم تكن التكنولوجيا جزءًا أساسيًا من عملها منذ البداية. المهارات التقنية ليست هي نفسها بالنسبة للجميع وتظهر الفجوة كبيرة عندما يتعلق الأمر بالاختلافات بين الأجيال حيث أن الأجيال الشابة أكثر اطلاعًا بالتكنولوجيا من الأجيال الأكبر سنا مما يجعلها يمنحهم ميزةً تنافسيةً على الصعيد التكنولوجي.
بالإضافة إلى ذلك فإن الربط الإلكتروني يتطلب متطلباتٍ تتغير وفقًا لنوع نظام إدارة موارد المنشأة ERP المستخدم أو النظام المحاسبي. وعليه، يمكننا القول أنه في ظروفٍ أخرى قد لا يكون اختلاف الأجيال أو العمر هو العائق وإنما قلة الخبرة التقنية في فهم آلية عمل الموضوع وتنفيذه بسهولة.
التكلفة
إن تنصيب نظام الفوترة الإلكتروني أو طريقة الربط الإلكتروني الأمثل لنظام الشركة الداخلي يمكن أن تضع تكلفةً باهظة بالأخص إن كنا في صدد الحديث عن الشركات الصغيرة ذات الميزانيات المنخفضة والموارد المحدودة والتي لا يمكن لها مواكبة التحديثات دون الاعتماد على مساعدة طرف ثالث لضمان التزامها ضريبيًا.
مقاومة التغيير
لا يتقبل الجميع فكرة التغيير بأريحية تامة. حيث يبدي البعض مقاومةً للتغيير بالأخص إذا كان تغييرًا مدعومًا بالتكنولوجيا وذلك خوفًا من تجربة الجديد. وهذا ما يدفعهم إلى اختيار الطرق التقليدية والتي قد تفرض عليهم وقت عملٍ أطول وجهدٍ أكبر فقط لمجرد أنها مألوفة لديهم في العمل أكثر. العوامل الاجتماعية والتبعات الثقافية لا يتم محوها بسهولةٍ تامة حيث أنها تتطلب الكثير من الوقت والإقناع ليتم فهمها وتقبلها.
كُن على اتصالٍ دائم عبر نظام إنفويس كيو للفوترة الإلكترونية
توظيف حلول فوترة إلكترونية كالتي نقدمها في إنفويس كيو تساعد بشكلٍ كبير في تقليص الفجوة الرقمية للشركات التي تبحث عن تبسيط إدارة عمليات الفوترة وتحصيل المدفوعات. إن مزايا تبني نظام فوترة إلكتروني مثل إنفويس كيو تلغي الحاجة إلى الفواتير الورقية والعمليات اليدوية في إدارة البيانات المالية.
أنظمة الفوترة الإلكترونية عادةً ما تكون معقدةً بعض الشيء إلا أن نظام إنفويس كيو للفوترة الإلكترونية قادرٌ على تغيير هذا المفهوم تمامًا. فقد تم تطوير طريقة عمل نظام إنفويس كيو وفقًا لتصاميم سهلة للمستخدمين لتوفير تجربة مستخدم قادرة على تمكين المستخدمين التقنيين وغير التقنيين من الانتفاع من جميع مميزات النظام على أكمل وجه.
يعمل النظام على أتمتة عملياتٍ مثل استقبال الفواتير وإرسالها، وإدارة عملية الفوترة، وتتبع حالة المخزون، وطلبات الشراء، وتبسيط عملية التواصل بين البائعين وأصحاب الأعمال عبر قناة تواصل داخل النظام، والعديد من المزايا الأخرى المتقدمة التي تمكنهم من توزيع أدوار المستخدمين، وإدارة صلاحيات الوصول، وتنظيم التدابير الأمنية لحماية البيانات.
وكجزءٍ من مظلة حلول إنفويس كيو فإن أنظمة إدارة الموارد في المنشآت ERP والأنظمة المحاسبية يتم ربطها إلكترونيًا حتى تتمكن الشركات من تحقيق الالتزام الضريبي مع دائرة ضريبة الدخل والمبيعات بسهولة. هذا يشمل الأنظمة العالمية مثل Microsoft Dynamics، Oracle، Quickbooks، وغيرها الكثير.
الموجز،
ببساطةٍ شديدة فإن أنظمة الفوترة الإلكترونية قادرة على لعب دورٍ محوريٍ في تقليل الفجوة الرقمية والتكنولوجية في حال تم توظيف لوحة تحكم سهلة الاستخدام وخصائص يمكن الاستفادة منها من قبل أي مستخدم مهما كان مستوى مهاراته التقنية سواء أكان خبيرًا أم غير ذلك.
حيث يتم القيام بذلك عبر أتمتة العمليات، وتقليل تكلفة الموارد المؤسسية، وتعزيز الكفاءة، وضمان الالتزام الضريبي لأي نظام مع دائرة ضريبة الدخل والمبيعات. نتيجةً لذلك تغدو الشركات قادرة على العمل وفق حلول تكنولوجية يمكن للجميع استخدامها وفق تحديثاتٍ تواكب آخر التطورات.
هل ترغب في ربط نظامك مع دائرة ضريبة الدخل والمبيعات؟ تواصل مع فريقنا من الخبراء وابدا بالفوترة الإلكترونية اليوم!
